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苏州保安谈领导把握“堵塞”与“疏导”的尺度

闲暇无事了,到HR部蹓跶一圈,却象医生一样,坐了一次“门诊”。
按照企业和职场流行规则,大型企业一般将HR部门分工细化,每人负责一个方面的事务,不需要高层领导过多干预和“指导”,而中小企业为了最大限度地降低人工成本,一般将行政、人事、后勤事务全部划归HR部门管理,致使HR部门形式上似乎具有不列颠王国的“不管部”职能,但实质上却又未具备“不管部”的权力,最明显的特征是:HR部门经理凡事并不能做主,即使是政策的制订、出台与执行,也只能在“拟制”与“审核”的空格内签名,“核准”的位置必须留给高层领导来“填空”。

本来,“权”与“责”对等,才是应对日常工作中出现异常问题时,形成快速反应机制的前提,这是管理中的一般常识,而民营企业自诞生之日起,老板和股东们内心深处,对于“钱”与“权”不会轻易放手更是一种普遍现象,因此,赋予HR部门更多的权力,在相当一段时期内只是一种奢望。这就导致了HR部门“有责无权”的现象每时每刻都在发生,而作为高层管理者,在暂时不能让下属部门形成责权平衡的情况下,只能将一些精力投入到这类日常事务的周期性“会诊”之中,俺进入现在的企业初期,也免不了经常参与这类鸡毛蒜皮事务的“会诊”。

负责行政、总务工作的主管提出一个问题:员工上班时间偷懒、吸烟的问题屡禁不止,半天工作时间内,总有人悄悄溜到保安室附近吸烟,有人甚至躲在WC内偷偷吸烟,无论怎么处罚,总有人前赴后继,建议增加保安的巡查密度,才能堵塞这个漏洞。

俺问他:吸烟是否违法?

行政主管理直气壮:吸烟并不犯法,但上班时间内丢下工作去吸烟,却违反了公司的管理制度。

俺再问他:这个问题,你堵塞了这么多年,为什么屡禁不止?

行政主管回答:可能是力度不够,“执法”时紧时松,不能长期坚持等等原因。

俺告诉他:吸烟,对于“烟民”来说,有一种满足需求、缓解压力的作用,既然不是违法的事,我们不能上升到法制的角度去限制,那么,在堵塞起不到作用的情况下,为什么不能考虑用一种疏导的办法去解决,让吸烟变得光明正大起来呢?如果做到了这一点,一是让员工中的“烟民”体会到公司政策的人性化,更有利于培养员工的凝聚力,二是可以改善员工与管理者,特别是与保安队伍的关系,避免因“执法”而导致的冲突。

随后,出台两项政策:第一,上班4小时内,每次工作2小时后全体统一休息20分钟,便于员工喝水、吸烟、上WC;第二,各分厂远离消防重点部位设立一个专门的“吸烟区”,让那些“烟民”在20分钟的休息时间内得到一次“充电”的机会。

制度的作用是强大的,曾经有人说过:错误的政策,能将好人变成坏人,合理的制度,能使坏人变成好人!这一疏导政策的实施,员工可以光明正大在规定的时间内“过把瘾”了,多年形成的怪状也就自然而然地彻底消逝了。

HR经理提出:公司政策规定,可以为老婆、孩子在附近工作的三年以上已婚外地员工提供单间宿舍,现在,有十多名工龄符合规定的未婚员工与恋爱对象在外租房居住,他们申请先得到一个单间,以便搬回公司居住,公司还有很多空闲的单间宿舍,空闲着也是浪费,是否可以考虑先分配给他们?

俺当场否决:这条规定,本身是一项人性化的福利政策,它的前提有两个:第一是服务于本公司三年以上,第二是已婚外地员工,而“已婚”必须以《结婚证》作为依据,这是硬性指标,也是我们能够接受的底限。未婚同居,虽然法律并不禁止,但也从未提倡,他们在外租房同居,是他们自己的个人行为,自有政府管辖,公司无权干涉,如果我们同意了这些员工的申请,默许他们将恋爱对象带到公司宿舍同居,就是变相支持。同时,未婚同居在法律上并不具有任何保障,恋爱不成,反目成仇者屡见不鲜,公司没必要掺和这些是是非非,因此,这个先例不可开,这种行为,属于我们必须堵塞的范畴,绝不能漫延到公司辖区范围。

行政主管又提出:针对员工宿舍“长明灯、长流水”现象,建议统一由员工支付水电费,这样,用他们自己的银子,他们肯定会节约用电、用水了。

俺斩钉截铁地回答:不行!

第一,免除员工的水电负担,是我们前任管理者使出浑身解数说服老板的结果,员工的福利本来就不多,你还要让他们重新负担水电费,恢复这样的政策,这是历史的倒退;

第二,实现水电费自理的政策,公司形象在同行业及外界会产生较大负面影响,也不利于招聘和留人;

第三,如果恢复这一政策后,很多员工就可能认为:我已经掏过银子购买了使用权,怎么使用是我自己的事,你管不着我,同时,自己不使劲用水用电,就亏本了!在这种思想支配下,他们将会“过之而无不及”,反而不利于我们从节约的角度加强管理。

停顿了一会儿,俺告诉行政主管:制订一个水电标准,用经济的手段加以限制:按每个房间每天1度电,每人3天1吨水,很充足了吧,超过部分费用自理,由同一宿舍内的员工平均分摊,既做到了合理化、人性化,也解决了浪费问题。

HR经理又反映:大老板的秘书刘小姐的宿舍,下水道经常堵塞,其它员工宿舍也数次出现过类似问题,每次都是HR部门找人疏通,费用由公司承担,财务已是怨声载道,长此下去,也不好交待。

老板秘书刘小姐是特殊人物,进入公司一年多了,无论面对何人何事,始终保持着某种甜蜜的微笑,公司内部,职员们私下称她为“刘蜜书”。因为身份特殊,许多人面对她的微笑,常常“敬而远之”,俺不想招惹是非,公事上尽量“保持距离,注意刹车”,私事上也“难得糊涂”,大多绕道而行,但今天遇到这事,看来是不能回避了。

在主管以上人员参加的会议上,俺特意请来“刘蜜书”,将员工宿舍下水道经常堵塞这一微观问题上升到宏观的层面,请她发表意见,提出一个解决良策。

“刘蜜书”毕竟年青,不知是“套”,以为这么简单的问题在座的各位束手无策,竟然没有人能够提出解决方案,于是,带着几分得意,未加思索,甜甜的话语脱口而出:“谁堵塞,谁负担疏通费用,这问题就解决了啊”。

HR经理心静如水,朝着俺诡秘地一笑:俺就是需要通过她的口,说出这句实质性的话!话一出口,事情就好办了,一纸公告出台:今后,再出现堵塞问题,疏通费用由该宿舍内全体人员平摊,无一例外!

行政主管拿出一个宿舍检查记录本,上面列出15个项目,密密麻麻记录着每周二次检查员工宿舍的相关文字和数据,看得俺眼花缭乱。其中一项“宿舍内部整齐划一”规定:被子如何摆放,鞋子如何放置,详细得如同作业指导书一般!

俺翻阅着,笑了笑,告诉他:我们的员工宿舍,是员工休闲的地方,不是军队的住所,没必要要求得那么严格,也用不着以“整齐划一”来作为标准,只要达到安全、舒适、卫生、清静、自由,就能满足我们的基本需求,员工上班时间已经够紧张了,下班了,你还要求他们循规蹈矩,弄得他们紧紧张张,会不会让人产生一种“坐牢”的感觉呢?

行政主管没有了主张,俺拿起纸笔,给他设定了五个简单的宿舍检查项目:第一,检查宿舍内是否存在水电设备私拉乱接现象;第二,检查火灾隐患与消防通道及其它安全隐患;第三,检查宿舍整洁与清洁卫生情况;第四,检查宿舍内是否存在赌博等违法违纪行为;第五,检查员工是否留宿外来人员。在检查记录方式上,俺要求做到:登记发现的问题,登记责任人员,登记整改意见,登记跟踪结果,仅此几项,有事记录在案,整改、跟踪,无事天下太平,互不打扰。

不积小流,无以成江海。从日常生活这些鸡毛蒜皮的小事中,不断发现小问题,进行小改善,制订小规则,最后,才形成了完整的管理体系。

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